fbpx

Трудности, с которыми часто встречается event-менеджер

Многие люди даже не догадываются о том, насколько сложна профессия event-менеджер. Большинство считает, что организовать мероприятие очень легко, обесценивая трудности, которые могут встать на пути.

Не стоит быть слишком самоуверенным. Конечно, данное качество может принести пользу, но все же перед тем как принять решение стать event-менеджером необходимо все взвесить и узнать, что может ожидать вас.

Данная статья будет полезна новичкам в направлении организации мероприятий, для тех, кто сомневается, стоит ли вообще начинать карьеру в данной сфере. Вы узнаете о всем, что таится за словами «успешный event-менеджер», познакомитесь с подводными камнями и будете готовы к трудностям, которые могут встать на пути. Профессия, несмотря на всю сложность, интересная и поможет закалить характер. Также статья будет полезна для тех, у кого есть знакомые, работающие в event-менеджменте, и кто до сих пор не верит в серьезность данной работы. Хотите узнать, почему ваш друг обижается на слова: «Ну ты же всего лишь делаешь мероприятия, в этом ведь нет ничего сложного, справится любой»? Узнайте о сложностях, которые необходимо преодолеть на пути к признанию и успеху.

   
                                                        Мы стремимся к жизни без трудностей, но
                                                   дубы вырастают крепкими при сильных ветрах
                                                     и алмазы образуются под сильным давлением

                                                                                                        Питер Маршалл

 

Трудности перед мероприятием:

1. Низкая заинтересованность
 Вы хотите сделать мероприятие, но совершенно не понимаете почему к вам не приходят заявки и никто не интересуется деталями? А рекламу вы сделали? Реклама – двигатель прогресса. Игнорировать этот фактор = остаться ни с чем и разочароваться. Какую рекламу можно сделать? Начните с самого простого – рассылка в социальных сетях, затем можно приступить к подаче объявлений в СМИ.

2. Путаница с гест-листами
 Чтобы ни про кого не забыть и облегчить себе работу, необходимо создать четкую форму заполнения и записывать участника, обращая внимание только на самое главное: ФИО, номер телефона. Если вы не любитель писать в блокнот, то отличным решением будет регистрация в мобильном приложении Maxi Events, которое облегчит работу всем и значительно сэкономит время, ведь исчезнет необходимость в записи контактной информации на бумагу.


Приложение Maxi Events облегчает работу следующими функциями:

а) Упрощенная работа с визитками

Участники мероприятия теперь могут группировать, отмечать цветом и присваивать ярлыки контактам, которые получили на событии с помощью сканирования электронных визиток.

б) Список участников

Каждый человек сам решает, какую информацию выставлять на всеобщее обозрение, а какую лучше скрыть, тем самым становятся ясны интересы участников.

3. Мало времени
 Бывают заказчики, которые требуют организовать мероприятие за 1 день. Запомните и запишите: даже самый организованный человек не способен на такое, потому что для качественного торжества необходимо многое сделать и подготовиться. Лучше отказаться от такого заказа

4. «Модная» непогода
 Еще вчера вы прогуливались в легкой курточке и вам было жарко, а сегодня выпал снег? Да, такое бывает и к этому необходимо быть готовым. Консультируйте заранее всех участников, обращаясь за помощью на сайт гидрометцентра. Оповестите людей о погодных условиях площадки, где будет проходить мероприятие. Сообщить об этом можно в письме или же в приглашении.

Трудности во время мероприятии

1. Аппаратура объявила бойкот
Чтобы не было эксцессов с микрофонами, проекторами и прочим, нужно всегда иметь в персонале специалиста, который будет способен за короткое время устранить неполадки. Заранее проверьте состояние техники.

2. — Откройте окно, мне жарко.
    — Закройте окно, мне холодно.


Известная еще со школы проблема, способная разделить людей на два фронта. Чтобы избежать духоты или холода, заранее подготовьте чай, пледы или вентилятор, способные успокоить участников.

3. Свет решил покинуть вас
Отключение света является распространенной проблемой. Заранее подготовьтесь к ее решению, приобретя генератор. Обязательно найдите контакты техника, который сможет приехать в любую минуту и устранить проблему.

4. Конфликтная ситуация
Вы на секунду отвернулись, а двое участников решили начать спарринг? Чтобы избежать этого, обзаведитесь хорошим охранником, который будет следить за дисциплиной, в случае, если вы сами не сможете справиться с участниками и успокоить их.

5. Людей слишком много
 Бывают случаи, когда участников становится больше, чем планировалось. В таком случае нужно иметь в запасе дополнительные сидения, информировать других людей, что уже заняты места, чтобы они не тратили время на дорогу. Если количество мест ограничено и вы знаете об этом заранее, то не стоит впускать опоздавших и неприглашенных гостей, дабы не доставлять дискомфорт остальным.

Трудности после мероприятия

1. Негатив
Кто-то оставил негатив в социальных сетях, плохие отзывы? Отвечайте на каждое сообщение и интересуйтесь, в чем причина такого отношения к мероприятию, чтобы впредь избежать проблем и улучшить качество организации.

2. Пропажа
Кто-то украл аппаратуру или что-либо из арендованного помещения? Лучше всего перед мероприятием составить список вещей, нанять охранника, но, если такая ситуация все же произошла, то лучше не распространяться, а обратиться в полицию и опросить персонал, который может быть видел что-то странное.

3. Фотографии испорчены или исчезли
Необходимо сразу нанять хорошего фотографа, если вы планируете размещать фотографии на сайте или в социальных сетях, если же вы упустили этот момент, то попросите участников скинуть вам фотографии, объявите конкурс.


Не забывайте, что не ошибается тот, кто ничего не делает. Не стоит расстраиваться, если что-то пошло не так. Необходимо взять себя в руки, не паниковать и подумать, как решить проблему.

Конечно, это далеко не все трудности, с которыми может столкнуться event-менеджер, но зато они самые распространенные и, узнав о них, вы сможете постараться заранее обеспечить себе безопасность.