fbpx

На что стоит обратить внимание в первую очередь при подготовке конференции?

Любое мероприятие, даже самое маленькое, достаточно хлопотное занятие для организаторов. Растеряться легко, упустив что-то важное.

Понимая всю тяжесть, мы подготовили для вас список задач, следуя которым вы эффективно подготовитесь к конференции.

✔️ Руководители. Рекомендуем сразу выбрать команду, каждому распределив его уровень ответственности. Кто-то набирает спикеров, кто-то отвечает за помещение. При этом не стоит привлекать слишком много людей, 7-9 для большой конференции достаточно. (Это именно руководителей, обычных помощников может быть больше, но они не участвуют в обсуждениях, а просто выполняют поставленные задачи).

Сразу продумайте канал связи. Вам же не нужны игры в глухой телефон? Беседа в мессенджерах, в идеале приложение, куда можно не только писать, но и в живом режиме видеть, как продвигается подготовка мероприятия.

✔️Постановка цели. Стоит понимать, что должна принести конференция. Рост продаж? Новых клиентов? Повышение узнаваемости компании?

✔️План мероприятия. Спикеры, гости, программа, площадка, техническое оснащение. Отмечайте и фиксируйте все изменения сразу. Если тяжело делать это вручную, обратитесь к помощи программ или приложений.

✔️Смета расходов и бюджет на ее основе. Давайте признаем, если у вас нет денег на конференцию из 200 человек, вряд ли поможет правильная цель или план. Смета — это дорожная карта, каждая мелочь в ней важна.

✔️Дата мероприятия. Заранее определитесь с датой проведения мероприятия. Никаких абстрактных цифр: через 2 недели или в конце следующего месяца. Только точное число.

✔️Помещение. Желательно забронировать его минимум за 2 недели, а в случаях с крупным городом, за месяц, а лучше 2. Не забудьте про количество посадочных мест, от этого будет зависеть площадь. Формула здесь проста: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 30% (не все попадут на мероприятие, даже если заплатили за билет).

✔️Партнёры. Привлекаем партнёров. Тут два пути: бартер и коммерческая основа. Бартер подразумевает, что вы упоминаете партнёров на конференции, в пресс-релизе, а он за это покрывает ваши расходы на полиграфию (если это его сфера деятельности), или даёт скидку на аренду (если он является владельцем помещения). Коммерческая основа- это когда партнёры просто платят за упоминание. Оплату устанавливаете сами, в зависимости от масштаба мероприятия.

✔️Спикеры. Без них не состоится ни одна конференция. Выбирайте их исходя из вашей тематики. А также обратите внимание на практический опыт спикера. Вряд ли людям будет интересно слушать теоретика.

✔️Программа мероприятия. Ориентируйтесь на тематику спикеров, компонуя похожие темы в одну часть. Продумайте перерывы, чем вы будете угощать гостей.

✔️Сбор гостей. Используйте все каналы привлечения. Контекстную рекламу. Таргет. Рассылку и прямые продажи.

✔️Техническое оснащение. Вам понадобится: проектор с экраном или светодиодный экран, микрофон-петличка для спикера, один-два радиомикрофона для вопросов, ноутбук, кликер-указка, звуковое оборудование, видеокамера.

✔️Особое внимание на комфорт гостей. Все должно быть понятно, с того самого момента, когда человек переступает порог. Рекомендуем в день конференции заранее приехать и самим пройтись по важным точкам. Свободна ли парковка? Не будет ли большой очереди на стойке регистрации?

Ну вот все и готово, остались последние штрихи и конференция состоится. Желаем успеха в таком непростом деле!